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De l’importance de produire des écrits clairs

by sur 17 août 2015

Quel que soit le secteur dans lequel on évolue, la rédaction de textes fait partie intégrante de notre univers professionnel quotidien. De l’e-mail au compte-rendu de réunion en passant par les notes de travail ou de service, les courriers administratifs, les news pour le site web ou encore les procédures, nous écrivons tous les jours. Bien entendu, tous ces écrits ont des destinataires qui doivent pouvoir aisément comprendre les contenus et les messages qu’ils contiennent. Rencontre avec Anne Vervier, spécialiste de l’écriture sous toutes ses formes dont l’ouvrage «Rédaction  claire» fait partie des meilleures ventes d’Edi.pro, qui évoque avec nous l’importance d’écrits parfaitement appréhendables par leurs destinataires.

Anne, pourquoi une bonne rédaction est-elle forcément nécessaire à un professionnel, quel que soit son secteur, aujourd’hui ?

La rédaction n’est qu’un outil au service de la communication, mais un outil bien utile. Bien rédiger permet donc à un professionnel de bien communiquer, c’est-à-dire de faire passer des messages clairs et efficaces. Que ce soit pour sa communication externe (courriers, communiqués de presse, lettres d’information, brochures, dépliants, pages web, articles, publications, procédures, modes d’emploi, règlements, circulaires…) ou interne (notes, e-mails, comptes rendus de réunion, rapports, notes de synthèse, page d’intranet, manuels…).

S’ils sont clairs, les textes d’un professionnel seront lus, compris et recevront volontiers une réponse. Le professionnel en tirera un quadruple bénéfice[1] :

  • de l’efficacité : ses objectifs de communication seront atteints ;
  • du temps et de l’argent : moins de relances ou de réponses aux questions des lecteurs ;
  • de la confiance et donc de la fidélisation de la part de ses destinataires ;
  • du respect des droits de chacun : ceux du public cible, mais aussi ceux de l’émetteur (le professionnel).

Votre ouvrage s’intitule « Rédaction claire », qu’est-ce que c’est qu’une rédaction claire, quelles sont ses spécificités ?

Les techniques de rédaction claire concernent ce que l’on appelle les écrits utilitaires, c’est-à-dire les écrits dont l’objectif est de communiquer au destinataire des renseignements utiles pour combler un besoin, résoudre un problème ou amener le destinataire à réaliser une action concrète. Ces écrits DOIVENT être clairs pour leur public cible. Sous peine d’inefficacité voire d’inutilité.

Mais qu’est-ce qu’un texte clair ? La dernière définition donnée par l’International Plain Language Working Group est très… claire ! « Une communication claire est une communication dont le texte et la mise en page sont tellement clairs que le lecteur y trouve ce dont il a besoin, comprend ce qu’il trouve et utilise ce qu’il trouve  avec un objectif pratique. »[2]

La clarté d’un texte s’obtient donc en travaillant les trois aspects suivants :

  • le contenu (sélection et organisation des informations) ;
  • la formulation (choix des mots, construction des phrases, tournures) ;
  • la mise en page (organisation visuelle du texte de manière à favoriser la lecture rapide).

A qui s’adresse votre ouvrage et qu’est-ce qu’il peut apporter au lecteur ?

Mon ouvrage s’adresse à quiconque rédige des textes professionnels utilitaires, qu’il soit un rédacteur apprenti ou chevronné.

  • L’apprenti rédacteur le consultera de manière linéaire: il sera ainsi initié à une méthode en 7 étapes, qui lui permettra de rédiger de manière plus sûre et plus rapide.
  • Le rédacteur chevronné l’utilisera à la carte, en fonction de ses besoins : l’ouvrage est constitué d’une série de fiches pratiques, consacrées chacune à un aspect de la rédaction professionnelle. Par exemple : « Définir le résultat à atteindre » ; « Choisir un plan qui encourage à la réaction » ; « Construire des phrases claires » ; « Connaître les formules conviviales de l’e-mail » ; « Structurer visuellement son document » ; « Mesurer l’efficacité de son texte auprès du lecteur ».

J’ai voulu que mon ouvrage soit comme un dictionnaire ou une grammaire de référence, que l’on garde à côté de son bureau et que l’on peut consulter rapidement dès que l’on se pose une question de rédaction. Formatrice en rédaction professionnelle en entreprises depuis plus de 25 ans, j’ai souhaité créer un outil efficace d’aide à la rédaction, en pensant aux centaines de rédacteurs que j’ai déjà accompagnés dans mes formations ou séances de coaching.

Pouvez-vous nous donner une ou deux astuces basiques pour déjà améliorer sa rédaction ?

Plutôt qu’une astuce, je recommanderai une attitude de départ, fondamentale : mettez-vous dans la peau de votre lecteur ! Identifiez ce qu’il connaît et surtout ce qu’il ne connaît pas du sujet que vous traitez et du langage que vous utilisez. Vous doutez de ce que je dis ? Regardez le sketch « Les langages hermétiques » des Inconnus : vous aurez tout compris ;). Imaginez les questions que se pose votre lecteur sur la problématique traitée. Dites-vous que votre texte n’est qu’un parmi de nombreux autres qu’il reçoit quotidiennement. Qu’il n’a que quelques minutes, voire secondes, à lui consacrer.  Alors, allez à l’essentiel. Avec des mots qu’il comprend. Et des phrases courtes. Ajoutez-y un ton convivial, qui non seulement retiendra son attention, mais aussi l’encouragera à vous répondre. Et faites en sorte qu’il ait compris le message principal par une simple lecture en diagonale.

Bref : économisez le temps de votre lecteur. Et le vôtre. Rédigez des textes clairs

——————

[1] Voir l’article sur mon blog : « Bénéfices des textes clairs »
[2] Ma traduction de la définition citée par Karen Schriver au dernier congrès « IC Clear Clarity », qui a eu lieu à Anvers et Bruxelles en novembre 2014.

Rédaction Claire
40 pratiques pour rendre vos écrits
professionnels clairs et conviviaux
Edi.pro – Février 2012
ISBN 978-2874961533

L’auteur – Anne Vervier

Romaniste de formation, Anne Vervier intervient comme experte en rédaction professionnelle dans les entreprises tant publiques que privées, nationales et internationales. Depuis une vingtaine d’années, elle y anime des formations sur les techniques de rédaction claire appliquées aux divers écrits professionnels. Elle coache également les professionnels dans leur travail occasionnel ou régulier de rédaction. Enfin, elle propose ses services de consultante pour l’écriture ou la réécriture de documents professionnels.

Se procurer Rédaction Claire

Site et blog Rédaction Claire d’Anne Vervier

 

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